Skattefri kørselsgodtgørelse og hovedaktionærer

Som følge af interessefællesskabet mellem hovedanpartshavere/hovedaktionærer og selskabet stiller domstolene strenge dokumentationskrav ved vurderingen af, om kørselsgodtgørelse opfylder betingelserne for skattefrihed.

Krav til afregningsbilag

Ved udbetaling af skattefri kørselsgodtgørelse skal der udarbejdes et afregningsbilag, som indeholder følgende oplysninger:

  • Medarbejderens navn, adresse og cpr-nummer
  • Kørslens erhvervsmæssige formål
  • Dato for kørslen
  • Kørslens geografiske mål med eventuelle delmål
  • Antal erhvervsmæssigt kørte kilometer
  • De anvendte satser for kørselsgodtgørelse
  • Beregning af kørselsgodtgørelsen.

Dette gælder ikke mindst, når det er hovedanpartshaveren eller hovedaktionæren, der selv skal kontrollere sit eget afregningsbilag. Hvis afregningsbilagene ikke opfylder de stillede krav, er konsekvensen, at samtlige udbetalte godtgørelser er skattepligtige.

Domstolspraksis

I begyndelsen af 2010 var der en sag for byretten, hvor SKAT havde anset samtlige de udbetalte kørselsgodtgørelser til hovedanpartshaveren for skattepligtige. Afregningsbilagene opfyldte ikke de gældende krav for udbetaling af skattefri kørselsgodtgørelse.

På afregningsbilagene var ikke anført, hvilke kunder hovedanpartshaveren besøgte, ligesom kundens adresse heller ikke var anført. I flere tilfælde manglede endvidere oplysninger om kørslens erhvervsmæssige formål. Endelig var hovedanpartshaverens navn, adresse og cpr-nummer ikke anført på afregningsbilagene.

Byretten fandt dog, at hovedanpartshaveren for retten havde bevist, at han i et ikke ubetydeligt omfang havde anvendt egen bil til erhvervsmæssig kørsel for selskabet. Byretten hjemviste sagen til fornyet behandling ved SKAT med henblik på at fastsætte, hvor stor en del af den udbetalte kørselsgodtgørelse der var henholdsvis skattefri og skattepligtig.

Men nej, sådan skulle det ikke være. SKAT valgte at indbringe sagen for Vestre Landsret.

Landsretten udtalte, at der som følge af interessefællesskabet mellem hovedanpartshaveren og selskabet stilles strenge dokumentationskrav ved vurderingen af, om kørselsgodtgørelse opfylder betingelserne for skattefrihed. Da afregningsbilagene ikke opfyldte de gældende krav, var de udbetalte kørselsgodtgørelser fuldt ud skattepligtige, selv om parterne var enige om, at hovedanpartshaveren havde kørt erhvervsmæssigt for selskabet.

Østre Landsret har netop afsagt en dom om samme problemstilling.

Landsretten udtalte, at der som følge af interessefællesskabet stilles skærpede krav til dokumentationen for, at betingelserne for at udbetale kørselsgodtgørelse skattefrit er opfyldt. De i sagen fremlagte ugesedler var ikke tilstrækkelig dokumentation, idet specifikationskravene i de gældende regler ikke var opfyldt. Samtlige de udbetalte kørselsgodtgørelser var dermed skattepligtige.

Ved udbetaling af skattefri kørselsgodtgørelse - ikke mindst til hovedanpartshavere og hovedaktionærer - skal der laves et afregningsbilag, der indeholder alle de krævede oplysninger.