Opbevaring af regnskabsmateriale i udlandet

I en række nyere kendelser fra Erhvervsankenævnet er den meget restriktive praksis som Erhvervsstyrelsen normalt anlægger vedrørende dispensation til opbevaring af bogføringsmateriale i udlandet blevet alvorligt udfordret.

Sammen med en række kendelser om samme emne fra henholdsvis 2006, 2009 og 2011 danner der sig et billede af, at den restriktive praksis vedrørende opbevaringsreglerne må forventes at blive blødt noget op.

Med henvisning til de nyeste kendelser fra Erhvervsankenævnet - se linket til højre på siden - må det alt andet lige forventes, at der fremover er større sandsynlighed for at opnå dispensation på dette område. Det skal dog understreges, at Erhvervsstyrelsens vurdering af, om der skal gives dispensation altid vil bero på en konkret vurdering, og der vil heller ikke fremover blive givet dispensation, hvis der er konkrete forhold, der taler imod en dispensation.

Opbevaring af regnskabsmateriale

Efter bogføringsloven skal alt regnskabsmateriale som udgangspunkt opbevares i Danmark. Regnskabsmateriale skal forstås bredt og omfatter såvel bilag som registreringer, uanset om disse er fysiske eller elektroniske.

I bogføringsloven findes en række undtagelser, hvorefter regnskabsmateriale under visse betingelser kan opbevares i udlandet i kortere eller længere perioder. Derudover kan virksomheden opbevare regnskabsmaterialet i Finland, Island, Norge eller Sverige, hvis visse betingelser er opfyldt. Og så er der endelig muligheden for, at Erhvervsstyrelsen i særlige tilfælde kan give dispensation fra kravet om opbevaring af regnskabsmateriale i Danmark.

Særligt internationale koncerner med datterselskaber i Danmark ofrer typisk mange ressourcer på etablering af bogføringssystemer, hvor koncernvirksomhedernes bogføringsmateriale ligger på en server i udlandet - eksempelvis hos moder- eller søstervirksomheder. Netop dette setup har imidlertid givet flere virksomheder udfordringer i forhold til dispensationsmulighederne vedrørende opbevaringskravet.

Opbevaring af regnskabsmateriale uden for Norden

Den danske virksomhed kan som nævnt ikke opbevare regnskabsmaterialet i et land uden for de nordiske lande, medmindre virksomheden har fået dispensation til dette hos Erhvervsstyrelsen. Dispensationen gives kun i de tilfælde, hvor formålet med bogføringslovens bestemmelser - især hensynet til offentlige myndigheders kontrolmuligheder og politiets mulighed for at efterforske - fuldt ud kan tilgodeses på anden måde.

Ønsker virksomheden at ansøge om dispensation, skal virksomheden sende et brev til Erhvervsstyrelsen med en beskrivelse af, hvorledes regnskabsmaterialet påtænkes opbevaret. Der er ingen formkrav til beskrivelsen. Inden styrelsen træffer en afgørelse indhenter styrelsen udtalelser fra bl.a. SKAT, Statsadvokaturen for Særlig Økonomisk Kriminalitet (SØK) og eventuelt Finananstilsynet. Den restriktive praksis fra Erhvervsstyrelsens side har i vid udstrækning været et resultat af udtalelser fra SKAT og SØK om vanskeligheder ved at varetage efterforsknings- og kontrolhensyn.